全員が発言しやすいアイデア出し会議：参加スタイルの違いワイワイと盛り上がる雰囲気が期待されがちなアイデア出しの会議ではありますが…

アイデア出し会議で全員が発言するのは簡単なことではありません。特に、積極的に発言する人がいる一方で、消極的な人や考えをまとめるのに時間がかかる人もいるため、会議が偏ったものになることが少なくありません。
「自分のアイデアをもっと活かしたいのに、発言するタイミングがない…」そんな風に感じたことはありませんか？また、モデレーターとして全員の意見を平等に取り入れたいのに、なかなかうまくいかないと悩んだ経験があるかもしれません。
また、アイデアを出す場では、積極的に発言する人が重宝されやすく、あるいはワイワイがやがやとした雰囲気が求められがちです。確かに、まず発言することが大事であるという側面もあります。しかし「自分の意見が否定されてしまうのでは」「何を発言したらいいのかわからない」という参加者を無視することはできません。

このような状況を改善しないと、会議は一部の人の意見に偏り、多様な視点が反映されないまま終わってしまう恐れがあります。特に、ブレインストーミングのように多くのアイデアを必要とする場では、こうしたバランスの取れない会議は致命的です。

そこで、今回は「多様な参加スタイルを尊重したアイデア出し会議の進め方」について解説します。特に、消極的な人もアイデアを出しやすく、言語化しにくい着想を視覚化できる「フリップボード・ブレインストーミング」の手法を取り上げ、全員が発言しやすい環境を作る具体的な方法をご紹介します。

多様な参加スタイルを理解しよう

アイデア出し会議では、参加者のスタイルに違いがあることを理解することが重要です。積極的に発言する人、考えをまとめてから発言する人、聞き役に回りがちな人など、さまざまなタイプが存在します。これらのスタイルを理解し、それぞれに合わせた進行方法を取ることで、全員が発言しやすい環境を整えることができます。多様な視点を取り入れることで、より豊かなアイデアが生まれ、会議の質が向上します。/

多様なアプローチを導入する

アイデア出しの方法を多様化することで、さまざまなタイプの参加者が自分のペースで意見を出しやすくなります。

• ブレインライティング: 各参加者が自分のアイデアを書き出し、その後、他の参加者と交換して新しいアイデアを発展させる方法です。これにより、口頭での発言が苦手な人も参加しやすくなります。
• 個別ワークとグループワークの組み合わせ: まずは個別にアイデアを出し、その後グループで共有・ディスカッションするプロセスを導入することで、異なるスタイルの人々が参加しやすくなります。

心理的安全性の確保

参加者が自分の意見を自由に表現できるようにするための心理的安全性を確保することが重要です。

• ルールの明確化: 会議やワークショップの冒頭で、批判や否定は行わない、全てのアイデアは歓迎されるといったルールを明確に伝えます。
• ファシリテーターの役割: ファシリテーターが積極的に意見を引き出し、特定の人だけが話すことを避けるようにすることで、全員が参加しやすい環境を作ります。

フィードバックと調整

会議やワークショップの後にフィードバックを収集し、次回の改善に役立てることが重要です。

• アンケートや感想の収集: 参加者から率直な意見や感想を集め、何がうまくいったか、何が改善できるかを把握します。
• フィードバックに基づく改善: 集まったフィードバックをもとに、次回の会議やワークショップの形式を調整します。例えば、参加者が静かに考える時間をもっと欲しいと感じていた場合、それを反映させることができます。

柔軟な環境の提供

会議やワークショップの環境を、参加者の多様なニーズに応じて柔軟に調整します。

• 少人数グループの導入: 大きなグループよりも、小さなグループでのディスカッションを取り入れることで、参加しやすい雰囲気を作ります。
• 異なるスタイルのセッションの組み合わせ: 一部のセッションでは自由なディスカッションを行い、別のセッションでは個別作業や静かなディスカッションを行うことで、全員が自分に合ったスタイルで参加できるようにします。

積極的な発言者の発言量を調整する方法

積極的に発言する参加者は、会議の流れを活性化させる一方で、他の参加者が発言する機会を奪ってしまうことがあります。これを防ぐためには、モデレーターが発言のバランスを取る役割を果たすことが重要です。例えば、積極的な発言者が一度に長時間話しすぎないよう、発言のタイミングを調整することが有効です。また、他の参加者にも意見を求めることで、全員が発言しやすくなります。これにより、会議が特定の人に偏らず、全員が意見を共有できる環境が整います。

慎重派に発言を促す方法

考えをまとめてから発言する慎重派の参加者に対しては、無言の時間を設けたり、事前に質問内容を共有するなどの工夫が必要です。無言の時間をあえて設けることで、慎重派の人々が考えを整理しやすくなり、発言の機会が増えます。また、具体的な質問を投げかけることで、自分の考えを表現しやすくなります。こうした配慮により、慎重派の意見も会議に反映され、多様な視点を取り入れたブレインストーミングが可能になります。

フリップボード・ブレインストーミングの紹介

フリップボード・ブレインストーミングは、参加者全員が積極的にアイデアを出しやすくするための手法です。フリップボードやA4の紙に、アイデアを一言で表現し、それに補足やイラストを加えることで、視覚的にアイデアを共有します。この方法は、発言が苦手な人でも自分の考えを伝えやすくする効果があり、言語化しにくい着想を視覚化できる点が特に優れています。視覚的な共有が可能になることで、低発話でもブレインストーミングの質が高まり、多様なアイデアが集まります。

発言が苦手な参加者を活かす方法

自分の意見を発言するのが苦手な参加者が自分のアイデアを表現しやすくするためには、フリップボード・ブレインストーミングが非常に有効です。この手法では、口頭で発言するのが苦手な人でも、自分のアイデアを紙に書き、それを基に説明することができます。言葉にするのが難しい場合は、イラストを使うことで、より具体的に自分の考えを伝えることができます。これにより、消極的な参加者も自信を持って意見を共有でき、会議全体のダイナミズムが向上します。フリップボードを活用することで、全員のアイデアが尊重され、会議の質がさらに高まるでしょう。

言語化しにくい着想を視覚化する

フリップボード・ブレインストーミングでは、言語化しにくい着想を視覚化することが可能です。発言だけでは伝わりにくいアイデアも、フリップボードに描かれたイラストや補足説明を加えることで、より具体的に他の参加者に伝わります。この視覚的なアプローチは、特にデザインやコンセプトの初期段階でのブレインストーミングにおいて非常に有効です。また、視覚化することで、他の参加者もそのアイデアを深く理解しやすくなり、新たなインスピレーションを得るきっかけにもなります。視覚とテキストを組み合わせたこの方法は、多様なアイデアを引き出し、ブレインストーミングの質を向上させる強力なツールです。

オンラインでも使える工夫

フリップボード・ブレインストーミングは対面で行うのが一般的ですが、オンラインでも同様の効果を得ることができます。デジタルツールを活用することで、オンライン環境でも全員が参加しやすいアイデア出しの場を作ることが可能です。例えば、共有ホワイトボードやコラボレーションツールを使えば、参加者が各自のアイデアを視覚的に表現し、それをリアルタイムで他の参加者と共有できます。これにより、対面と同じように多様なアイデアが集まり、質の高いブレインストーミングが実現します。

デジタルツールの活用例

オンライン環境でフリップボード・ブレインストーミングを行う際には、さまざまなデジタルツールが活用できます。例えば、MiroやJamboardのようなオンラインホワイトボードツールは、リアルタイムでアイデアを視覚的に共有できるため、フリップボードの代替として最適です。これらのツールを使えば、各参加者が自分のアイデアを自由に書き込んだり、イラストを追加したりでき、オンラインでも対面と同じように多様な意見が飛び交う場を作ることができます。また、GoogleドキュメントやTrelloなどのコラボレーションツールも、アイデアの整理や共有に役立ちます。これらのツールを効果的に使うことで、オンライン会議でも全員が平等に参加できる環境が整います。

※Jamboardは2024年12月31日以降、利用できなくなります。
【参考】Google Jamboard の提供終了について

発言を促すテクニック

オンライン会議で全員が発言しやすくするためには、特定のテクニックを取り入れることが重要です。まず、発言の順番を事前に決めておくことで、発言が苦手なな参加者も安心して意見を述べることができます。また、チャット機能を活用して、口頭での発言が難しい場合でも意見を文字で表現できるようにすると良いでしょう。さらに、ブレイクアウトルームを使って少人数のグループに分けることで、参加者がよりリラックスして意見を出しやすくなります。これらのテクニックを駆使することで、オンラインでも全員が発言しやすい環境を作ることができます。